Literatur- und Wissensverwaltung für Cetologen: Papyrus 8 für Macintosh
Jan Herrmann

Teil 2/3: Arbeit mit der Datenbank

Gewöhnlicherweise arbeitet man mit dem Fenster, dass die Liste aller Referenzen zeigt. Durch Mausklick oder Tastendruck kann man zu der Einzelreferenzansicht gelangen. Alle Anzeigeformate sind einstellbar. Man kann entscheiden, ob man einen Abstract mit fetten Titeln oder Autoren in kursiv u.s.w. dargestellt haben möchte. Wenn mehr als etwa 32.000 Referenzen in der Datenbank enthalten sind, kann Papyrus aus Betriebssystemgründen das Fenster mit allen Referenzen nicht mehr darstellen. Das ist allerdings eher ein optisches Problem, da abgesehen davon ganz normal in der Datenbank gearbeitet werden kann. Die Verwendung sogenannter Gruppen (siehe unten) spielt dann eine besondere Rolle. Papyrus hält eine Datenbank zur Zeit offen. Man kann mehr Datenbanken haben, aber man muss die aktive Datenbank schliessen, um in einer anderen zu arbeiten.

Referenzen suchen. Im Finden Dialog können Bool'sche Suchen mit UND, ODER, NICHT und Klammern verwendet werden. Es können alle felder der Referenzen durchsucht werden, allerdings sind Suchen, die auf die Hauptfelder (Autor, Titel, Abstract, Comments...) beschränkt sind, sehr viel schneller, da dieses die indizierten felder sind. Papyrus kann die Suchergebnisse schon ausgeben, während es noch sucht, so dass man schon beginnen kann, die gefundenen Referenzen zu bearbeiten.
Die Suchresultate sind in einer gruppe zusammengefasst. Gruppen können gespeichert werden. Die Suchalgorithmen können editiert, kombiniert und neu gestartet werden. Für unterschiedliche Projekte kann man mit unterschiedlichen Gruppen von Referenzen arbeiten. Ein viel schnellerer Weg Referenzen zu finden ist die Verwendung des Quickfind Buttons. Dieser Knopf ist bei den Keywords-, Journals- und Autorenlisten zu finden. Man selektiert beispielsweise ein Schlüsselwort von Interesse, klickt auf Quickfind und alle referenzen, die dieses Schlüsselwort tragen, werden in einer neuen Gruppe angezeigt.

Schlüsselworte. Papyrus' hierarchische Schlüsselworte sind eine einzigartige hilfe. Beispielsweise kann man mit der besonderen Verknüpfungsoption taxonomische Schlüsselwortverbindungen herstellen. Also muss man nicht die Schlüsselworte Cetacea, Odontoceti, Delphinidae, Tursiops truncatus alle eingeben, um sicher zu sein, dass diese referenz aufgelistet wird, wenn man nach einem dieser Schlüsselworte sucht. Es reicht einmal zu definieren, dass Tursiops truncatus eine Unterkategorie der Delphinidae ist, welches wiederum eine Unterkategorie der Odontoceti darstellt u.s.w.. Das gleich funktioniert natürlich auch mit anderen hierarchischen Strukturen wie geographischen Angaben (Vancouver - British Columbia - Canada) oder anatomischen Strukturen (alveolar macrophage - alveola - lungs - respiratory system).
Ausserdem können diese Verknüpfungen auch verwendet werden, um Synonyme zu definieren. Das ist z.B. hilfreich, wenn man sowohl populäre als auch wissenschaftliche Speziesnamen in seinre Datenbank führt.

Graphiken. Papyrus kann Abbildungen in der Datenbank verstauen. Mit dem vorhandenen Referenztyp "Dia" kann man z.B. seine Diapositive verwalten, die man gelegentlich an Zeitungen oder Magazine verkaufen kann. Aufgrund der offenen Struktur von Papyrus ist es sogar denkbar, einen Katalog von Finnen zusammen mit den entsprechenden Daten zu führen. Allerdings lassen Bilder die Grösse der Datenbank schnell explodieren.

Papyrus und das Internet. Direkt aus den Einträgen in den Referenzen oder Journals können Internetseiten aufgerufen werden.
Papyrus kann Referenzen direkt in HTML exportieren, damit diese ohne Umweg inklusive aller Links auf die Internetseite geladen werden können. Es lässt sich aber auch eigener HTML Code definieren, so dass Papyrus ein perfekter Helfer bei der Pflege einer Website werden kann. Papyrus wird bei mir z.B. auch dazu verwendet, kommentierte Linkempfehlungen oder Museums-Einträge für die Liste der Museen mit Wal-Skeletten auszugeben.

Sicherheit. Wenn die Bibliographie Datenbank auf einem Computer mit freiem Zugang durch Studierende oder Mitarbeiter liegt, ist es eventuell ratsam, die Sicherheitsoptionen von Papyrus zu verwenden. Sind diese eingeschaltet können alle Anwender Suchen und Drucken, aber nur die mit Passwort können neue Referenzen eingeben und nur die mit einem Masterpasswort können Referenzen löschen oder wichtige Einstellungen ändern.

Drag and Drop. Das Drag and Drop wird in allen Programmbereichen unterstützt. Innerhalb von Referenzen, aber auch von und zu anderen Programmen können Textschnipsel verschoben werden. Es lässt sich auch per Drag and Drop zitieren. Neue Referenzen, z.B. Buchkapitel lassen sich automatisch ausfüllen, wenn man die Buchreferenz auf das offene Fenster zieht.

Speziallisten In besonderen Listen werden verwendete Autorennamen, Schlüsselworte oder Glossariumseinträge verwaltet. Zusätzlich erhält man die INformation, wie häufig ein Autor (auch als Zweit- oder Drittautor) oder ein Schlüsselwort in der Datenbank präsent ist. Alle zugehörigen Einträge lassen sich sofort finden, indem man den oben beschriebenen Quickfind Knopf drückt.
Die Fachzeitschriften werden in einer Liste verwaltet, in der zusätzlich eine Bibliothekssignatur, die Internetadresse des Journals, die ISSN Nummer und weitere Informationen Platz finden.

Rechtschreibkorrektur. Einträge können auf korrekte Rechtschreibung geprüft werden. Papyrus bietet eine Schnittstelle für Drittanbieter, von denen es einige, auch kostenlose (z.B. Excalibur) für den Macintosh gibt.

Hilfe. Es gibt alles in allem fünf Wege, Hilfe zu erhalten. Innerhalb des Programmes lässt sich die sogenannte Ballonhilfe verwenden, die ein Bildschirmelement beim Überfahren mit der Maus erklärt. Aus dem Programm heraus lässt sich auch eine ausführliche Hilfe im Internetbrowser anzeigen. Diese Hilfe ist identisch mit den Angaben in den Handbüchern, von denen es auch PDF Versionen gibt. Ausserdem gibt es eine E-Mail-Liste mit vielen Anwendern, in der Probleme bei der Benutzung diskutiert und gelöst werden können. Die Handbücher sind leicht verständlich geschrieben und teilweise sogar unterhaltend, obwohl es sich um Computerliteratur handelt.

Benutzerschnittstelle. Das Aussehen des Programmes ist sehr vielseitig einstellbar. Den Auftritt einer Referenz oder der Referenzliste kann man mit Formaten, verschiedenen Zeichensätzen und Darstellungsstilen individuell gestalten. Die mesiten Funktionen sind über Shortcuts auszuführen, die man automatisch lernt, wenn man mit Papyrus arbeitet. Leider gab es nicht genug Shortcuts, um auch wirklich alle Funktionen darüber zu erreichen. Abhängig von den eigenen Bedürfnissen vermisst man vielleicht den einen oder anderen Shortcut oder Button (z.B. für das Löschen oder Vereinen von Referenzen).

-> Teil 3/3